Bokföringsbrott

Vad är bokföringsbrott?

Bokföringsbrott sker när någon uppsåtligen eller av oaktsamhet inte uppfyller sin bokföringsskyldighet enligt bokföringslagen, till exempel genom att inte bokföra affärshändelser, bevara räkenskapsinformation eller lämna oriktiga uppgifter i bokföringen.

Bokföringsskyldigheten kan, något förenklat, sammanfattas i tre huvudområden:

1. Företagets affärshändelser ska registreras löpande. En affärshändelse är en ekonomisk transaktion som har inverkan på företaget, exempelvis på företagets förmögenhet. Alla affärshändelser ska bokföras dels så att de kan följas i den ordning de har registrerats (grundbokföring), dels i en systematisk ordning (huvudbokföring). Det ska även finnas underlag till allt som bokförs, exempelvis ska det finnas en faktura som underlag om en intäkt bokförs.
   
   
2. All räkenskapsinformation ska bevaras i sju års tid efter det kalenderår då räkenskapsåret avslutades (tidigare var det tio år som gällde). Detta innebär att alla kvitton, fakturor m.m måste sparas. Idag finns det även möjlighet att bevara bokföring digitalt under vissa förutsättningar, det är exempelvis tillåtet att föra över räkenskapsinformation såsom en faktura från papper till sin dator genom skanning. Om detta görs behöver den ursprungliga pappersfakturan endast sparas i tre år, men den elektroniska fakturan ska sparas i sju år. Generellt gäller att räkenskapsinformation ska sparas i samma skick som det sammanställdes i. Avgörande är i vilket format fakturan är tänkt att presenteras. Om fakturan upprättas och översänds elektroniskt ska den nämligen bevaras elektroniskt i sju år, medan en faktura som skrivs ut och avses att sparas i en pärm ska bevaras i utskrivet format i sju år. Anledningen till att allt måste sparas under så pass lång tid är för att det ska vara möjligt att kontrollera en affärshändelse i efterhand, exempelvis i samband med en revision.
   
   
3. Det tredje huvudområdet vad gäller bokföringsskyldigheten handlar om att vid årets slut knyta ihop säcken. Med detta menas att allting sammanställs i ett bokslut, vad gäller aktiebolag även med en årsredovisning, när företagets räkenskapsår är avslutat. Årsredovisningen ska upprättas i sådan tid att den kan läggas fram vid den årsstämma som ska hållas i bolaget inom sex månader från räkenskapsårets utgång. Att inte upprätta årsredovisning i tid kan utgöra bokföringsbrott. 

Förenklat kan sägas att bokföringsbrott begås när den bokföringsskyldige inte sköter bokföringen, d.v.s. inte följer skyldigheterna ovan och det samtidigt leder till att verksamhetens förlopp och ekonomiska ställning inte går att i huvudsak följa och förstå (huvudsakskriteriet).

Nedan följer exempel på fel och brister som kan utgöra bokföringsbrott:

• Bokföring saknas helt eller delvis, exv. faktura, kvitto eller andra dokument saknas.
• Bokföring upprättas för sent.
• Hela årets affärshändelser bokförs vid ett enda tillfälle.
• Bokförd ”kassa” stämmer inte med verklig kontantkassa.
• Sammanblandning av transaktioner mellan företaget och företagaren.
• De sista affärshändelserna i samband med avveckling eller försäljning av verksamheten har inte bokförts.
• Årsredovisning är inte upprättad eller upprättas försent. Nedan följer ett särskilt avsnitt om just försenad årsredovisning.

Försenad årsredovisning

Bokföringsbrott som består i att årsredovisning antingen inte upprättats alls eller upprättats för sent är ett vanligt brott. Förseningar på mer än fem månader bedöms vanligtvis som bokföringsbrott av normalgraden, oavsett omständigheterna i övrigt. Vid förseningar på mellan tre och fem månader vägs även övriga omständigheter in, men utgångspunkten är att förseningar understigande fem månader ska bedömas som ringa brott. Lagstiftarens strävan är att enstaka och kortvariga förseningar inte ska leda till något straff.

Om en årsredovisning upprättats för sent ska det i bedömningen tas hänsyn till om förseningen innebär informationsunderskott för exempelvis aktieägare, banker och leverantörer. Ju högre omsättning och ju fler intressenter bolaget har, desto allvarligare är det att årsredovisningen är försenad. En försening framstår även som mer allvarlig om bolaget ifråga har ekonomiska problem. I ett sådant fall kan även en försening som understiger fem månader bedömas som brott av normalgraden.

Vem kan dömas för bokföringsbrott?

Vad gäller handelsbolag ligger ansvaret för bokföring hos delägarna personligen. Huvudregeln vad gäller företag som företräds av en styrelse, såsom aktiebolag och ekonomiska föreningar, är att det är styrelsen som ansvarar för bokföringen men det är inte alltid så enkelt. I det här sammanhanget ska det nämnas att den som sitter som suppleant i en styrelse som utgångspunkt inte är ansvarig för bokföringen.

Ett exempel: En maka sitter som ledamot i ett företags styrelse men därutöver är hon inte engagerad i företaget. Maken sitter i sin tur inte i företagets styrelse, men det är han som egentligen driver detsamma. Det är således maken som träffar kunder, skickar fakturor, har koll på ekonomin m.m. I ett sådant fall är makan att anse som formell företrädare och maken att betrakta som en så kallad faktiskt företrädare. I det här fallet skulle båda makarna som utgångspunkt hållas ansvariga för bokföringen och de båda skulle alltså kunna bli misstänkta för bokföringsbrott.

Det är därmed inte bara formella företrädare för företag som kan bli ansvariga för fel i bokföringen, utan det kan även finnas andra personer som ska anses som företrädare för företaget.

Högsta domstolen meddelade en dom år 2017 (NJA 2017 s. 690) där de klargjorde vad som gäller för faktiska företrädare. Domstolen konstaterade att det är avgörande om den person som påstås ha varit en faktisk företrädare har varit den som de facto har fattat beslut i sådana frågor som i ett aktiebolag ankommer på styrelsen eller den verkställande direktören. Detta innebär att det blir avgörande om personen ifråga faktiskt utövar ett bestämmande inflytande över verksamheten. Det är alltså inte tillräckligt att vederbörande på grund av aktieägande eller annat förhållande har möjlighet att utöva inflytande i bolaget. Det är inte heller tillräckligt att han eller hon på grund av firmateckningsrätt eller fullmakt  har behörighet att sluta avtal med utomstående aktörer. Den här regleringen innebär att även exempelvis en suppleant i styrelsen skulle kunna bli ansvarig för brott.

Vad gäller om ett externt företag har anlitats för att ta hand om bokföringen?

Många företagare tror felaktigt att bokföringsansvaret helt kan undkommas genom att anlita ett externt företag för att sköta bokföringen. Oavsett vad det externa företaget har fått för uppdrag är det viktigt att komma ihåg att det yttersta ansvaret alltid ligger hos företrädarna för bolaget. Finns det fel eller brister i bokföringen är nämligen utgångspunkten att det rent straffrättsligt inte går att beskylla det företag som skulle sköta bokföringen.

Vad gäller om felen i bokföringen skett på grund av slarv?

Om det kan konstateras att ett bokföringsbrott föreligger objektivt sett, d.v.s. att det finns brister i bokföringen och att dessa brister är så pass stora att de uppfyller huvudsakskriteriet, ska det undersökas om den ansvarige personen har agerat med uppsåt att begå bokföringsbrottet eller om denne har begått bokföringsbrottet av oaktsamhet (vårdslöshet/slarv). Det räcker nämligen med vårdslöshet/slarv för att straffansvar ska uppstå, men samtidigt når inte all form av vårdslöshet/slarv upp till den nivå som krävs för straffansvar.

När domstolen ska göra sin bedömning gör den en helhetsbedömning där flera omständigheter beaktas. Exempelvis undersöks den tilltalades ekonomiska kunskaper, privata situation (t.ex. sjukdomstillstånd) samt om vederbörande hade anlitat en extern firma för bokföringen. Även övriga omständigheter som talar för eller emot att den tilltalade har försökt sköta sin bokföring beaktas dock, såsom huruvida det är första gången personen slarvat med bokföringen eller inte. Det görs alltså en enskild bedömning i varje fall.

Vilka är bokföringsbrottets olika grader och vad är straffskalan?

Det finns tre olika grader av bokföringsbrott, ringa brott, brott av normalgraden och grovt brott.

Det finns inga exakta beloppsgränser för när respektive grad blir aktuell men generellt kan det bli tal om ringa bokföringsbrott om brottet skett i ett företag med liten omsättning, bristen är mindre allvarlig, brottet begåtts vid enstaka tillfällen samt skett på grund av vårdslöshet/slarv. Om åklagaren kommer fram till att bokföringsbrottet är att betrakta som ringa är utgångspunkten att denne inte ska åtala såvida det inte finns särskilda skäl för det. Ett exempel på när det kan finnas särskilda skäl är om den misstänkte har begått samma typ av brott tidigare. Detta innebär att de lindrigaste överträdelserna normalt inte leder till åtal.

Den som åtalas och döms för ringa bokföringsbrott kan dömas till allt från böter till fängelse i högst sex månader, hur högt bötesbeloppet blir beror på hur allvarligt brottet är och hur den tilltalades ekonomiska situation ser ut.

Grovt bokföringsbrott kan aktualiseras när det gäller höga belopp, om falska handlingar använts (exempelvis osanna fakturor), om felandet skett vid upprepade tillfällen eller varit ett led i annan brottslighet. Grovt brott blir oftast bara aktuellt vid uppsåtligt brott.

Om brottet är grovt är straffskalan fängelse i lägst sex månader och högst sex år.

Någonstans i mitten hamnar bokföringsbrotten av normalgraden. För dessa är straffskalan fängelse i högst två år. Bra att känna till är dock att den som döms för ett bokföringsbrott som domstolen anser motsvara exempelvis tre månaders fängelse inte nödvändigtvis döms till att avtjäna just fängelsestraff, utan kan dömas till alternativa påföljder såsom villkorlig dom och skyddstillsyn.

För att ge dig bästa möjliga stöd vid bokföringsbrott, erbjuder vi också hjälp med andra typer av ekonomisk brottslighet. Läs mer om hur vi kan assistera vid skattebrott, penningtvättsbrott, samt hantera konsekvenser som företagsbot och näringsförbud.